Organisation, användare och bokningar

En användare på organisationsnivå behöver godkänna alla användare som ska kunna boka resor åt en specifik organisation eller skola. Det kan du göra på följande sätt:

1. Be användaren att anmäla sig som användare.
2. Logga in som organisationsanvändare: Gruppresor
3. Klicka på "Administrera användare".
4. Kontrollera uppgifterna på den nya användaren.
5. Klicka på den gröna knappen "Validera".
6. Klicka på den gröna knappen med en bock på.
7. Användaren är nu godkänd och syns under rubriken "Befintliga användare".

Som organisationsanvändare kan du se och avboka de resor som skolor i din organisation har bokat.

Se bokade resor

För att se bokade resor gör du på följande sätt:

1. Logga in i systemet för gruppresor: Gruppresor
2. Klicka på "Bokningar" i toppmenyn
3. Välj datumintervall om du vill se resor längre fram än aktuell månad
4. Klicka på aktuell skola

Nu kan du se den skolans bokade resor!

Ändra bokade resor

Det går inte att ändra i bokade resor. Om en resa behöver ändras får du, eller användaren som bokade resan, avboka den och boka en ny. Tänk på att göra detta senast två arbetsdagar innan resdagen.

Avboka en gruppresa

Ska du avboka en resa gör du följande:

1. Logga in i systemet för gruppresor: Gruppresor
2. Klicka på bokningar
3. Välj datumintervall
4. Klicka på aktuell skola
5. Klicka på den bokning som ska avbokas
6. Klicka på knappen "Avboka"
7. Klicka på knappen "Bekräfta"

Resan är nu avbokad!

Är du inloggad som organisationsanvändare kan du ändra kontaktuppgifter och skola för en användare inom organisationen.

Du kan ändra en användares skoltillhörighet. Det ska du göra om användaren bytt arbetsplats till en skola som fortfarande är inom din organisation i systemet. Om användaren byter till en skola som är utanför din organisation, behöver du spärra användaren så får denne ansöka på nytt till den nya organistationen. 

För att ändra en användare, gör följande:

1. Logga in i systemet för gruppresor: Gruppresor
2. Klicka på "Administrera användare" i toppmenyn
3. Klicka på den gröna knappen med en penna på i kolumnen "Editera" för den användare du vill redigera
4. Ändra de uppgifter som behöver ändras
5. Klicka på den gröna knappen "Ändra"
6. Ändringarna är nu sparade
7. Klicka på den gröna knappen "Tillbaka" om du vill gå tillbaka till listan över användare

Är du inloggad som organisationsanvändare kan du spärra en användare inom organisationen. Du behöver spärra en användare om:

• Användaren har slutat på skolan och inte börjat arbeta på en skola inom din organisation
• Användaren har fått andra arbetsuppgifter som inte inkluderar att boka gruppresor

Att spärra en användare

För att spärra en användare, gör följande:

1. Logga in i systemet för gruppresor: Gruppresor
2. Klicka på "Administrera användare" i toppmenyn
3. Klicka på den gröna knappen med en hänglås-ikon på i kolumnen för "Spärra"
4. Klicka på den gröna knappen med en bock på i kolumnen för "Spärra"
5. Användaren är spärrad och en hänglås-ikon visar sig bredvid användarens skola

Har du spärrat en användare av misstag kan du klicka på den gröna knappen med en nyckel på. Då låser du upp användaren igen.

För att kunna boka gruppresor behöver du ha ett konto i systemet. Du skapar ett konto genom att ansöka via systemet. Du behöver ha tillgång till organisationsnumret för den organisation som din skolverksamhet hör till.

Din ansökan måste godkännas av organisationsadministratören för organisationen som din skolverksamhet tillhör. Var ute i god tid med din ansökan.

Att skapa ett konto

Du ansöker genom att följa följande steg:

1. Klicka på länken till systemet: Gruppresor
2. Klicka på länken "Skapa konto".
3. Fyll i organisationsnummer
   
   • Om organisationsnumret är korrekt kommer du automatiskt till nästa vy.
   • Om organisationsnumret inte är korrekt kommer du kunna välja att skapa en ny organisation. Det ska du inte göra utan kontrollera istället organistionsnumret eller ta kontakt med din organisationsanvändare.
4. Välj den skola som du tillhör
   • Finns inte din skola i listan ska du inte klicka på "Skapa enhet" utan istället ta kontakt med din organisationsanvändare.
5. Fyll i uppgifterna
   • E-post: Detta blir ditt användarnamn
   • Namn: Ange för- och efternamn
   • Lösenord: Skriv in ett säkert lösenord och upprepa sedan lösenordet
   • Telefonnummer: Ange ett telefonnummer där du kan nås arbetstid
   • Fakturareferens: Ange den fakturareferens som du har fått av din organisationsanvändare. 
6. Läs igenom informationen om hur vi hanterar personuppgifter
7. Klicka på den gröna knappen "Registrera".

När du har klickat på Registrera skickas ett mejl till organisationsanvändaren. Organisationsanvändaren behöver godkänna din ansökan. När ansökan har blivit godkänd får du ett mejl som bekräftar detta.

Du loggar in i systemet genom att följa dessa steg:

1. Klicka på länken till systemet: Gruppresor
2. Fyll i den e-post du använde när du registrerade kontot
3. Fyll i ditt lösenord
4. Klicka på den gröna knappen "Logga in".

Du är nu inloggad och kan boka resor, se redan bokade resor och ändra lösenord.

Byta lösenord

Har du glömt lösenordet kan du klicka på "Glömt lösenord?" i inloggningsvyn och följa instruktionerna.

Om du är inloggad och vill ändra ditt lösenord kan du klicka på "Inställningar" i toppmenyn och sedan på "Byt lösenord". Följ instruktionerna för att byta ut ditt lösenord.

Vi rekommenderar att du regelbundet byter ut ditt lösenord.

Du behöver boka resan senast 2 arbetsdagar innan ni önskar resa.

Regler för gruppresa

Att boka en gruppresa

För att boka en resa behöver du ha ett konto i systemet för gruppresor. När du har skapat ett konto kan du börja boka gruppresor. Du gör det genom att följa följande steg:

1. Klicka på länken till systemet: Gruppresor
2. Logga in med dina inloggningsuppgifter
3. Klicka på "Sök resa" i toppmenyn
4. Fyll i de hållplatser ni vill resa från och till
5. Välj det datum och klockslag ni önskar resa
6. Fyll i antal resenärer
7. Klicka på den gröna knappen "Sök"
8. Kontrollera så att sökningen blev rätt med hållplatser och datum
9. Klicka på "Välj resa" för den avgång ni vill resa med
10. Kontrollera att vald resa är den ni önskar resa med
    • Är sökningen inte rätt, kan ni klicka på knappen "Ändra sökning" för att justera sökningen
11. Klicka på den gröna knappen "Boka valda resor"
12. Resan är nu bokad och bokningsbekräftelsen är skickad till den e-postadress du har registrerat på ditt konto.

Bokningsbekräftelsen fungerar som biljett under resan. Visa upp den för föraren vid varje påstigning. 

Se biljett efter bokad resa

Du kan se biljetten också i systemet. Det gör du genom att följa dessa steg:

1. Klicka på länken till systemet: Gruppresor
2. Logga in med dina inloggningsuppgifter
3. Klicka på "Bokningar" i toppmenyn
4. Vid behov kan du justera datumintervallet för att se fler resor
5. Klicka på aktuell resa
6. Klicka på den gröna knappen "Se biljett"
7. Du ser nu bokningsbekräftelsen för resan. Den fungerar som biljett.

Du kan inte ändra i en bokad resa. Behöver du ändra någonting behöver du avboka resan och boka en ny. Tänk på att göra detta senast två arbetsdagar innan ni önskar resa.

Regler för gruppresa

Avboka en resa

Du kan avboka en bokad resa genom att följa följande steg:

1. Klicka på länken till systemet: Ansök om behörighet
2. Logga in med dina inloggningsuppgifter
3. Klicka på "Bokningar" i toppmenyn
4. Ändra vid behov datumintervallet för att hitta den resa som du vill avboka
5. Klicka på den resa som du vill avboka
6. Klicka på den röda knappen "Avboka"
7. Klicka på den röda knappen "Bekräfta"
8. Resan blir nu rödmarkerad och är avbokad

Om du behöver ändra dina uppgifter eller ta bort ditt konto behöver du ta kontakt med din organisationsanvändare.